港区 税理士法人 大沢会計
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解り易い表現方法

2019/07/02

ビジネスを円滑に進める上で、文書表現であっても、口頭のコミュニケーションであっても、「解り易い表現方法」を使い慣れていることは、大きな力となります。

解りにくい表現の問題点

 解りにくい表現による提案や報告を受けた場合、その受け手である上司や仕事仲間は、次のような状態に置かれます。

①問題状況・ビジネスの進行状況などが曖昧で、的確に判断できず、ストレス状態に置かれる。
②自分の立場で、どのような方向付けをすべきか、判断を下せず、困惑する。

 このような問題が起こりやすい職場では、問題解決が遅れ、ビジネスを軌道に乗せることが困難になります。

解り易い表現の原則

 解りにくさを避け、解り易い表現方法をとるには「高次叙述文」と言う概念を利用するのが得策です。
 すなわち、問題・課題に関する報告や、改善・改革の提案などに用いる表現方法として、次のように[高次叙述文]を使い、[低次叙述文]の使用を避けることで、ビジネスコミュニケーションの多くの問題が避けられるのです。

問題・課題の報告・改善・改革提案表現

主語・述語・動詞などの文法に誤りがないことを前提にして、[高次叙述文]が、解り易く、[低次叙述文]は解りにくい。

【高次叙述文】固有名詞・数詞を中心に   書いた文章で、読み手の解釈や誤解が生まれにくい。
【低次叙述文】普通名詞・形容詞を中心に書いた文章で、読み手の解釈が生じ、誤解が生れやすい。

経営者・管理者の留意点

 目標管理制度の運用では、目標設定時の様々な提案、目標達成プロセスに於ける多様な問題解決、目標達成度・経営貢献度評価など、多くのコミュニケーション機会があります。
 このような場を利用して[高次叙述]、または[高次口頭報告]を求めましょう。
 若い内から、その習慣を身に付けさせるのは、能力開発に有益です。また、その基礎は「三現主義」の徹底にあり、その観察眼を持たせることは、人材育成の基本と言えるほど重要です。