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H30.10.18

解り易い報告・提案


ビジネスで多用されている報告提案の解り易さの優劣は、上司や顧客とのコミュ二ケーションに影響し、業務の成果や進捗に大きな差を与えます。

報告・提案文書の上手な作成方法
[構成]
原則として要点をA41枚に、次の構成で書く(詳細なデータ等は別紙で添付)
@目的を書く。
A次に結論を書く
B理由・根拠を書く。
[表現の方法]
@論理的に表現する。
A「高次報告・提案文」を使う。(注1)
B「5W2H」を記述する。(注2)
(注1)
「高次報告提案文」とは「固有名詞・数詞を中心として構成される表現で、相手にとって解り易い特徴があります。
 その反対概念は「低次報告提案文」で、普通名詞・形容詩を中心として表現され、相手の解釈を生み、誤解や曖昧な印象を与え易いものになります。
 
これを例示して比較しますと、次の通りです。

高次報告提案文
A商品の東京都における平成29年度販売実績数は78,000個です。
購買顧客数で39,000人、一人当たり平均2個を購買しています。
顧客の65%が「使い易い」と利便性を評価し、25%は〇〇の改良を求めています。

低次報告提案文
A商品の東京都における平成29年度販売実績は大変好調です。
顧客は複数購買しています。
多くの顧客は利便性を評価し、一部の顧客は改良を求めています。

(注2)
「5W2H」:解り易さのためにはこれらの要素を満すことが望ましいので、作成した文書をチェックするのに用いましょう。

WHY 何故
WHO 誰が、誰に
WHAT 何を
WHEN いつ
WHERE どこで
HOW どのように
HOW MUCH どのくらい、いくらで
以上の事項は口頭報告でも同様です。