書類管理のむずかしさ

ついこの間まで半そでを着ていたのが嘘のようにすっかり秋めいてきましたね。担当のM・Yです。

先日、少しあせった出来事がありました。ある土曜日、とても快晴でさわやかな天気、そして朝から家族全員がでかけていて不在という珍しい日がありました。朝から今日は1日何をしようとうきうきと考えていたら、学校に行った下の娘からＬＩＮＥがとどきました。「今日、保護者会だよね？」と。だよね？とは？？私はパニックになりながらも平静を装い、「そうだったねー」と、さも思い出したかのように返事を打ちました。が、そのお知らせの手紙はどこに？？全く記憶がないのです。
しばらくしてから下の娘の学校はほぼペーパーレスでスマホにメールが届き、ファイルを保存したんだったと思いだしました。無事に何とか遅れずに保護者会には参加できましたが、しかし今まで保護者会を忘れたことなど一度もありません。とてもショックだったので原因を自分なりに検証しました。

今までは学校から行事の手紙をもらってくる→紙の手帳、カレンダーに記入ということを何年も繰り返してきました。紙の手紙でしたら、壁に貼っておくとすぐに見れますし家族みんなにも情報が共有しやすかったです。最近は紙だったりメールで届いたり、添付の手紙をダウンロードしたりと連絡方法がいろいろありすぎて管理があいまいになっていました。しかもメールなどは外出先でも確認できるので、家に帰ったら手帳やカレンダーに記入することをすっかり忘れているという可能性も大いにあります。

社会全体がペーパーレス化が進んでいるとはいえ、まだまだそれも過渡期にあるかと思います。いろいろな手続きもネットで申し込みをすることが多くはなっていますが、電話だったり、書面で提出などの方法も少なからず残っています。家に保管する書類もデータで管理するものや書面でとっておくものもあり、さまざまです。

これらすべてが、時代の流れについていけていない私の失敗の言い訳なのですが、できれば同じ失敗をくりかえしたくはありません。結局今後どのように管理すればよいのか今のところ解決方法は模索中であります。どなたかいい書類の管理方法があればぜひ教えていただきたいです。

＜今週の担当Yのオススメ図書（TOPPOINTから）＞

＝INTEGRITYインテグリティ＝（岸田雅裕著）
　「真摯さよりも、頭のよさを重視する者をマネージャーに任命してはならない。」ピーター・ドラッカーはそう語った。真摯さ―インテグリティこそ、これからのリーダーに求められる資質である。判断に迷ったときに指針となり、リーダーを正しい道へと導く。そんなインテグリティを培い、自分軸とするための方法を説いた教科書だ。
担当M・Y